ท่านเคยได้รับอีเมล์วันละ 100 ฉบับไหมครับ? ผมเชื่อว่ามีหลายท่านที่เคยหรือบางท่านอาจได้รับอยู่ทุกวัน ซึ่งถ้าเปิดอ่านกันทั้งหมดคงไม่ต้องทำมาหากินกันพอดี แต่ถ้าสังเกตกันให้ดีท่านจะพบว่า ไม่ใช่อีเมล์ทุกฉบับที่ท่านต้องอ่านทันที และมีอีเมล์บางฉบับที่ท่านคิดว่า ส่งมาให้ฉันทำไมเนี่ย
วันนี้ผมมีบทความที่น่าสนใจเกี่ยวกับวิธีลดปริมาณอีเมล์ที่จะเข้า Inbox ของทุกท่านให้ลดลงด้วยวิธีง่าย ๆ ดังนี้
1. ตัดไฟตั้งแต่ต้นลม (นึกภาพตามสำนวนนี้ไม่ออกเหมือนกัน)
เอาเป็นว่าเป้าหมายของท่านก็คือ ลดจำนวนอีเมล์ใหม่ที่ท่านไม่ต้องการให้เข้ามาสู่ Inbox ของท่าน ดังนั้นการยกเลิกอีเมล์อัตโนมัติที่ท่านไปลงทะเบียนไว้ตาม Website, Mailing lists ต่าง ๆ เช่น ลูกแก้ว เป็นต้น (บางท่านบอกว่าอันนี้ยกเลิกไม่ได้) หรือพวก Forward เมล์ที่ไม่ค่อยจะเป็นเรื่องจริงจากเพื่อน ๆ ของท่าน พึงระลึกไว้ว่า ไม่ว่าเนื้อหาในอีเมล์จะดีแค่ไหน ถ้าท่านไม่มีเวลาอ่านรับมาก็เปลืองที่ใน Inbox เปล่า ๆ
2. Reply อย่างเหมาะสม
ในกรณีที่ท่านได้รับอีเมล์ที่ส่งไปยังผู้รับมากกว่าหนึ่งคน ให้พิจารณาก่อนว่าท่านจำเป็นต้องตอบอีเมล์นั้นหรือไม่ และถ้าจำเป็น ให้ท่านพิจารณาต่อด้วยว่า จำเป็นต้องตอบกลับไปยังทุกคนหรือไม่
3. ใช้ประโยชน์จากหัวจดหมาย (Subject)
หัวจดหมายที่ดีควรสรุปใจความสำคัญของเนื้อหาภายในไว้ ควรหลีกเลี่ยงข้อความที่ทำให้ผู้รับไม่เข้าใจเนื้อหาภายใน หรือถ้าเป็นไปได้ ให้ทำการตกลงกันในหน่วยงานเพื่อระบุหัวจดหมายเฉพาะสำหรับงานใดงานหนึ่ง เช่น ฝ่ายจัดซื้อให้ระบุคำว่า [RP] ในอีเมล์ที่ต้องการให้ฝ่ายจัดซื้อหาราคาให้
4. เวลา Forward Mail กรุณาบอกสาเหตุด้วย
ลองนึกดูว่าเวลาท่านได้รับ Forward Mail ที่ผู้อื่น Reply ไปมาแล้วหลาย ๆ ครั้งโดยที่ไม่ได้บอกอะไรเลย สิ่งที่ท่านต้องทำคือย้อนกลับไปอ่านข้อความทั้งหมดเพื่อทำความเข้าใจว่าส่งมาทำไม ในทางกลับกันถ้าท่านไม่ต้องการให้เกิดปัญหานี้กับปลายทางที่ท่าน Forward Mail ไปหา ให้ระบุสาเหตุและสิ่งที่ท่านต้องการให้ปลายทางกระทำในเนื้อจดหมายด้วย
5. สร้างวินัยในการเช็คอีเมล์
อันนี้ขึ้นอยู่กับงานที่ท่านรับผิดชอบ ถ้างานของท่านไม่ได้รับผ่านทางอีเมล์ตลอดเวลาแบบงาน Support ของฝ่าย IT ท่านไม่จำเป็นต้องเช็คอีเมล์ตลอดเวลา อาจจะชั่วโมงละครั้งหรือตามเวลาที่ท่านคิดว่าเหมาะสม
เป้าหมายของการเช็คอีเมล์เป็นเวลาก็คือ ท่านต้องสามารถอ่านอีเมล์ทั้งหมด และ Save เอกสาร หรือทำสัญลักษณ์แจ้งเตือนกรณีต้องดำเนินการต่อในทันทีที่อ่านจบ
ควรตอบอีเมล์ทันทีเมื่ออ่านจบ แต่กฎนี้มีข้อยกเว้นในกรณีที่ท่านอ่านแล้วของขึ้น ควรรอให้เย็นลงก่อนแล้วค่อยตอบ
6. ใช้ความสามารถของ Software ที่ท่านใช้เช็คอีเมล์
ลองสำรวจดูว่าท่านกำลังใช้ซามูไรมาหั่นผักอยู่หรือไม่ ผมเชื่อว่า Software ที่ท่านใช้อยู่นั่นสามารถจัดการอีเมล์ที่เข้ามาใน Inbox ของท่านได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างเงื่อนไขการย้ายอีเมล์เรื่องต่าง ๆ เข้าสู่ Folder ที่เกี่ยวข้องแบบอัตโนมัติ หรือการตั้งค่าเตือนความจำ และความสามารถอื่น ๆ ที่ทำให้ท่านสามารถแยกประเภทของอีเมล์ได้อย่างรวดเร็ว หากท่านเรียนรู้วิธีการใช้มัน
วันนี้ผมมีบทความที่น่าสนใจเกี่ยวกับวิธีลดปริมาณอีเมล์ที่จะเข้า Inbox ของทุกท่านให้ลดลงด้วยวิธีง่าย ๆ ดังนี้
1. ตัดไฟตั้งแต่ต้นลม (นึกภาพตามสำนวนนี้ไม่ออกเหมือนกัน)
เอาเป็นว่าเป้าหมายของท่านก็คือ ลดจำนวนอีเมล์ใหม่ที่ท่านไม่ต้องการให้เข้ามาสู่ Inbox ของท่าน ดังนั้นการยกเลิกอีเมล์อัตโนมัติที่ท่านไปลงทะเบียนไว้ตาม Website, Mailing lists ต่าง ๆ เช่น ลูกแก้ว เป็นต้น (บางท่านบอกว่าอันนี้ยกเลิกไม่ได้) หรือพวก Forward เมล์ที่ไม่ค่อยจะเป็นเรื่องจริงจากเพื่อน ๆ ของท่าน พึงระลึกไว้ว่า ไม่ว่าเนื้อหาในอีเมล์จะดีแค่ไหน ถ้าท่านไม่มีเวลาอ่านรับมาก็เปลืองที่ใน Inbox เปล่า ๆ
2. Reply อย่างเหมาะสม
ในกรณีที่ท่านได้รับอีเมล์ที่ส่งไปยังผู้รับมากกว่าหนึ่งคน ให้พิจารณาก่อนว่าท่านจำเป็นต้องตอบอีเมล์นั้นหรือไม่ และถ้าจำเป็น ให้ท่านพิจารณาต่อด้วยว่า จำเป็นต้องตอบกลับไปยังทุกคนหรือไม่
3. ใช้ประโยชน์จากหัวจดหมาย (Subject)
หัวจดหมายที่ดีควรสรุปใจความสำคัญของเนื้อหาภายในไว้ ควรหลีกเลี่ยงข้อความที่ทำให้ผู้รับไม่เข้าใจเนื้อหาภายใน หรือถ้าเป็นไปได้ ให้ทำการตกลงกันในหน่วยงานเพื่อระบุหัวจดหมายเฉพาะสำหรับงานใดงานหนึ่ง เช่น ฝ่ายจัดซื้อให้ระบุคำว่า [RP] ในอีเมล์ที่ต้องการให้ฝ่ายจัดซื้อหาราคาให้
4. เวลา Forward Mail กรุณาบอกสาเหตุด้วย
ลองนึกดูว่าเวลาท่านได้รับ Forward Mail ที่ผู้อื่น Reply ไปมาแล้วหลาย ๆ ครั้งโดยที่ไม่ได้บอกอะไรเลย สิ่งที่ท่านต้องทำคือย้อนกลับไปอ่านข้อความทั้งหมดเพื่อทำความเข้าใจว่าส่งมาทำไม ในทางกลับกันถ้าท่านไม่ต้องการให้เกิดปัญหานี้กับปลายทางที่ท่าน Forward Mail ไปหา ให้ระบุสาเหตุและสิ่งที่ท่านต้องการให้ปลายทางกระทำในเนื้อจดหมายด้วย
5. สร้างวินัยในการเช็คอีเมล์
อันนี้ขึ้นอยู่กับงานที่ท่านรับผิดชอบ ถ้างานของท่านไม่ได้รับผ่านทางอีเมล์ตลอดเวลาแบบงาน Support ของฝ่าย IT ท่านไม่จำเป็นต้องเช็คอีเมล์ตลอดเวลา อาจจะชั่วโมงละครั้งหรือตามเวลาที่ท่านคิดว่าเหมาะสม
เป้าหมายของการเช็คอีเมล์เป็นเวลาก็คือ ท่านต้องสามารถอ่านอีเมล์ทั้งหมด และ Save เอกสาร หรือทำสัญลักษณ์แจ้งเตือนกรณีต้องดำเนินการต่อในทันทีที่อ่านจบ
ควรตอบอีเมล์ทันทีเมื่ออ่านจบ แต่กฎนี้มีข้อยกเว้นในกรณีที่ท่านอ่านแล้วของขึ้น ควรรอให้เย็นลงก่อนแล้วค่อยตอบ
6. ใช้ความสามารถของ Software ที่ท่านใช้เช็คอีเมล์
ลองสำรวจดูว่าท่านกำลังใช้ซามูไรมาหั่นผักอยู่หรือไม่ ผมเชื่อว่า Software ที่ท่านใช้อยู่นั่นสามารถจัดการอีเมล์ที่เข้ามาใน Inbox ของท่านได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างเงื่อนไขการย้ายอีเมล์เรื่องต่าง ๆ เข้าสู่ Folder ที่เกี่ยวข้องแบบอัตโนมัติ หรือการตั้งค่าเตือนความจำ และความสามารถอื่น ๆ ที่ทำให้ท่านสามารถแยกประเภทของอีเมล์ได้อย่างรวดเร็ว หากท่านเรียนรู้วิธีการใช้มัน
ความคิดเห็น